Posteingang und Postausgang
Jedes Dokument, das in der Kanzlei anlangt, ist mit Vermerk des Tags des Eingangs zu versehen. Enthält das Dokument eine Frist, ist das Fristende, eine Vorfrist und eine Wiedervorlage zu berechnen und auf dem Dokument zu notieren. Vorzugsweise kann ein Stempel verwendet werden, um diese Notizen übersichtlich an dem Dokument anzubringen.
Posteingangsbuch: In einem Posteingangsbuch kann zusätzlich der Eingang der Post vermerkt werden. Auf diese Weise hat man einen Nachweis, was an welchem Tag in der Kanzlei eingegangen ist, bzw. eventuell wichtiger, was nicht angekommen ist.
Postausgangsbuch: Es kann auch ein Postausgangsbuch installiert werden, das die ausgehende Post vermerkt.
Aktenverwaltung
Eine Akte nimmt den kompletten Schriftwechsel zwischen dem Patentamt und der Kanzlei bzw. der Kanzlei und dem Mandanten auf. Hierbei werden die einzelnen Schriftstücke chronologisch geordnet, sodass sehr schnell ein Überblick über den aktuellen Status des jeweiligen Schutzrechts möglich ist.
Farbe des Aktendeckels: Es ist üblich, dass für jede Schutzrechtsart eine bestimmte Farbe der Akte gewählt wird. Beispielsweise können Patentakten grün sein, Markenarten rot, etc. Auf diese Weise kann sofort anhand der Aktenfarbe die Schutzrechtsart erkannt werden.
Aktenzeichen: Ein Aktenzeichen kann aus 4 Elementen bestehen.
Fortlaufende Nummer: Das Aktenzeichen enthält eine fortlaufende Nummer, die die Akten unterscheidbar machen.
Jahreszahl: Das Aktenzeichen weist ein Kürzel für das Jahr auf, beispielsweise 19 für das Jahr 2019.
Schutzrechtsart: Das Aktenzeichen enthält ein Kürzel für die Schutzrechtsart, beispielsweise "P" für Patent, "M" für Marke, "G" für Gebrauchsmuster und "D" für Designrecht. Sortenschutz und Topographien spielen in der Praxis keine Rolle und es muss daher für diese Schutzrechtsarten in der Regel keine Kürzel bestimmt werden.
Länderkürzel: Es ist ein Länderkürzel aufzunehmen, um erkennen zu können, in welchem Land das Schutzrecht seine Wirkung entfalten kann.
Bestandteile einer Akte
:Eine Akte hat vier Bestandteile:
Korrespondenz mit Patentamt: In einem ersten Teil der Akte ist die Korrespondenz mit dem Amt in chronologischer Reihenfolge aufzunehmen.
Korrespondenz mit dem Mandanten: In einem zweiten Teil ist die Korresponden mit dem Mandanten in chronologischer Reihenfolge aufzunehmen.
Kostenblatt: Das Kostenblatt vermerkt alle abzurechnenden Kosten. Hier werden auch die Kosten der Korrespondenzanwälte aufgenommen.
Zusatzabschnitt: In einem weiteren Abschnitt der Akte wird der recherchierte Stand der Technik und Zeichnungen der Erfindung aufgenommen.
Fristenkontrolle
Die Fristenkontrolle bzw. Fristenüberwachung stellt wahrscheinlich die wichtigste Aufgabe des Patentsekretariats dar. Hierbei umfasst die Fristenkontrolle die Fristennotierung, die Frisetnüberwachung und die Fristenstreichung.
Eine Frist ist ein Zeitraum, in dem eine rechtswirksame Handlung vorgenommen werden kann.
Es können folgende Fristen unterschieden werden:
Gesetzliche Fristen: Gesetzliche Fristen ergeben sich direkt aus dem Gesetz, insbesondere dem Patentgesetz. Ein Beispiel für eine gesetzliche Frist ist die Prioritätsfrist.
Interne Fristen: Interne Fristen ergeben sich aus der Büroorganisation. Ein Beispiel für eine interne Frist ist die Frist zur Wiedervorlage. Hierbei wird die betreffende Akte dem Bearbeiter zur Prüfung überreicht. Eine weitere Frist sit die Vorfrist, bei der beispielsweise 2 Wochen vor Ablauf der gesetzlichen Frist die Akte vorgelegt wird.
Gebührenzahlungen
Für Schutzrechte sind diverse Gebühren zu entrichten. Insbesondere Anmeldegebühren, Gebühren für amtliche Recherchen, amtliche Prüfungen und Jahresgebühren bzw. Aufrechterhaltungsgebühren.
Deutsches Patentamt: Eine Zahlung an das deutsche Patentamt ist auf drei Arten möglich. Es kann eine Gebühr an der Zahlstelle des Patentamts entrichtet werden. Außerdem kann eine Überweisung vorgenommen werden. Hierbei ist zu beachten, dass eine Überweisung erst nach der typischen Banklaufzeit auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben wird. Hierbei ist zu beachten, dass Amtsgebühren rechtzeitig bezahlt werden müssen. Wird am letzten Tag einer Frist eine Überweisung vorgenommen, wird das Geld dem Patentamt erst einige Tage später gutgeschrieben, wodurch die Frist nicht mehr eingehalten wurde. Außerdem kann eine Zahlung der Gebühren durch Lastschrift erfolgen. Hierbei wird dem Patentamt eine Lastschrifteinzugsermächtigung gewährt und das Patentamt zieht fällige Gebühren von dem entsprechenden Inlandskonto ein.
Hier finden Sie die Möglichkeiten zur Gebührenzahlung beim Europäischen Patentamt, beimEUIPO und beim WIPO.
Europäisches Patentamt
Online Patentanmeldung einreichen Per Post Patentanmeldung einreichen Patentregister Patentrecherche
Europäisches Marken- und Designamt (EUIPO)
Markenregister Markenrecherche Klassenrecherche Online Markenanmeldung einreichen Per Post Markenanmeldung einreichen Online Designanmeldung einreichen Per Post Designanmeldung einreichen
Bundespatentgericht
In erster Instanz wird das Patentnichtigkeitsverfahren vor dem Bundespatentgericht geführt. Das Verfahren wird durch Urteil abgeschlossen. Gegen das Urteil kann Berufung vor dem Bundesgerichtshof eingereicht werden.